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Wie wird man zum erfolgreichen online Meeting Profi?

Sandro Reich
Verfasst von

Microsoft Teams, Zoom, Skype und Co. gehören längst zum beruflichen Alltag. Ganz unabhängig von der Branche: ob Schularbeiten oder Projekte in der Arbeitswelt - die Kommunikation verläuft immer mehr über online Kanäle. Dies nicht nur zur Pandemieeindämmung, doch auch zum Einsparen von Reisezeit und -kosten. Es ermöglicht also, effizienter zum Ziel zu gelangen. Erfolgreich ist aber nur, wer die heutigen Tools richtig einsetzt. Ist das nicht der Fall, verliert man sich schnell in der Anwendung der Technik und braucht deutlich mehr Zeit für die Organisation, als für die Arbeit an sich.
Dies aber scheint leichter gesagt als getan: hier sind also 4 Tipps, um einen optimalen Rahmen für Gruppenprojekte über Videochat zu schaffen:

1. Die Wahl des richtigen Online Meeting Tools

Bei der Auswahl des Programms für die Videokonferenz, sind verschiedene Faktoren zu beachten. Insbesondere tragen folgende Punkte zur Entscheidung bei:

  • Anzahl Teilnehmer
  • Qualitätsanforderungen
  • Technische Anforderungen
  • Budget

Es gibt verschiedenste Anbieter auf dem Markt, wobei jeder seine Eigenheiten und Spezialgebiete aufweist. So zeichnet sichbeispielsweise Zoom für stabile Konferenzen mit einer grossen Teilnehmerzahl aus, Microsoft Teams für das Verlinken und gemeinsame Arbeiten an derselben Microsoft-Datei (Word, Excel, etc.) und WebEx für sein bekanntes Whiteboard-Tool, welches skizzieren und Brainstorming leicht macht. Wer weiter sucht und sich genauer informiert, findet weitere Online Meeting Tools, welche sich an die verschiedenen Ansprüche anpassen.

Es lohnt sich also, zuerst zu analysieren welche Anforderungen man hat und welches Programm am besten darauf zugeschnitten ist.


2. Ist Etiquette für die online Kommunikation wichtig?

Zu glauben, es gäbe keine Etiquette wenn man sich nicht physisch trifft, wäre albern. Falsches Verhalten in Videokonferenzen kann eine überaus negative Wirkung auf den Verlauf eines Online Meetings haben und Ablenkung verunmöglicht effizientes Arbeiten.


Generelle Regeln für Online Meetings sind:

  • Kleidung
    Diese soll gleich ausgewählt sein, wie in einer Besprechung vor Ort. Der Dresscode variiert von Meeting zu Meeting und ist stark vom Gesprächspartner und von den Umständen abhängig. Jedoch sind einige generelle Regeln immer zu beachten. So sind zum Beispiel Trainer- oder Schlafanzüge nicht akzeptabel.
  • Der Hintergrund
    Das Hintergrund muss aufgeräumt sein. Türen, Fenster und Schränke sollten geschlossen bleiben, um Störungen jeder Art zu verhindern. Als Alternative zum eigenen Wohnzimmer oder Büro lassen sich in praktisch allen Tools neutrale Hintergrundbilder einblenden.
  • Sprache
    Es ist kein Geheimnis, dass ein Grossteil der Kommunikation nonverbal abläuft. Somit gehen über Videochat doch einige Bestandteile der Kommunikation verloren. Es ist also umso wichtiger, sich besonders klar und verständlich auszudrücken.
  • Respekt
    Ebenso wie im Face-To-Face-Kontakt, ist ein respektvoller Umgang auch online einzuhalten. Dazu gehört unter anderem die Gegenseitigkeit der Videofunktion. Ist die Kamera des Gesprächspartners an, so sollte es auch die eigene sein.
  • Augenkontakt
    Dies mag die wohl grösste Schwierigkeit der Videochat-Etiquette sein, dennoch ist die eingeschaltete Kamera gleich dem Gesicht des Gesprächspartners zu behandeln. Löcher in die Luft zu starren wirkt abgelenkt und desinteressiert.
  • Fokus
    Während einem online Meeting durch andere Dinge abgelenkt zu sein, ist in einem virtuellen Gespräch ebenso unhöflich wie in einem realen.

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3. Zeitplanung ist für online Meetings essenziell

Planung und Organisation ist die halbe Arbeit. Das gilt online umso mehr. Wer nicht gemeinsam im Büro oder in der Schule sitzt, hat kaum die Chance spontan zu sein, denn die Arbeitszeit wird im Homeoffice oft flexibler eingeplant.
Es ist also wichtig, gemeinsame Termine, Aufgaben oder Deadlines gut einzuplanen und auch einzuhalten!
Zu einer guten Terminplanung gehört unter anderem, dass für jedes Meeting nicht nur ein Start, sondern auch ein Endzeitpunkt eingeplant wird. Dieser Zeitdruck verhindert, dass man sich in unwichtigen Dingen verliert. Die Zeitspanne sollte aber unbedingt realistisch gewählt werden. Ist zu wenig Zeit vorhanden, verfällt man entweder dem Stress oder der Endpunkt wird von Grund auf ignoriert.
Eine weitere Strategie gegen Trödeleien ist, eine Traktandenliste zu erstellen. Dies lohnt sich allerdings nur bei grösseren oder längeren Meetings, welche mehrere verschiedene Themen beinhalten. Dort verleiht das Traktandum Struktur und dient gleichzeitig als Checkliste und Sitzungsprotokoll.


Aber wie behält man den besten Überblick über seine Termine?

Die wichtigsten Voraussetzungen sind, dass alle Termine schnell und auf einer Übersicht anzusehen sind, dass Raum für Notizen besteht und dass man jederzeit und überall darauf Zugriff hat. Ob die Agenda elektronisch oder klassisch in Papierform ist, spielt dabei keine grosse Rolle. Elektronische Kalender bringen jedoch den Vorteil mit sich, dass Termine bei allen Teilnehmenden direkt eingetragen oder aktualisiert werden können – solange alle dasselbe Programm benutzen.
Abschliessend zur Zeitplanung muss man aber noch erwähnen, dass unbedingt immer alle Termine direkt schriftlich festgehalten werden sollten. So ist die Gefahr, etwas zu vergessen, eliminiert.


4. Gemeinsames Arbeiten an derselben Datei

Nicht zuletzt ist das zeitgleiche Arbeiten an ein und derselben Datei ein wichtiger Punkt. Dies ist eine nützliche Option, welche besonders von Microsoft Programmen unterstützt wird. Man teilt einfach den Link zu einer Datei und kann anschliessend zusammen am selben Dokument arbeiten. Besonders nützlich wird das bei Brainstormings oder wenn ein grösseres Dokument (z.B. ein Businessplan) erarbeitet, überarbeitet, ergänzt oder korrigiert werden muss.
Grundsätzlich gibt es diese zwei Hauptvorteile:

1. Effizienteres Arbeiten

Da mehrere Personen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen können, kann eine Arbeit auch bedeutend schneller erledigt werden. So überarbeitet beispielsweise Person A die ersten zehn Seiten, während Person B sich um die nächsten zehn kümmert. Hierbei muss aber unbedingt beachtet werden, dass dies nur in kleineren Gruppen von bis zu maximal 5 Personen gut umsetzbar ist. 
Trotzdem: Richtig verwendet erlauben solche Programme es, vereint und um ein Vielfaches schneller voranzukommen.

 

2. Reduzieren der E-Mail-Flut

Werden während des Meetings nur Dinge besprochen, die tatsächliche Arbeit aber ausserhalb erledigt, so bringt das Zusammenarbeiten noch einen weiteren, äusserst praktischen Vorteil. Alles was erarbeitet wird, ist direkt und automatisch zusammengefasst. Konkret bedeutet das, dass nicht mehr unzählige Mails versendet werden müssen, sodass ständig jeder Mitarbeitende das Dokument auf dem neusten Stand hat. Es erlaubt organisierter und rascher voranzukommen.


Die Anpassung an neue Arbeitsgewohnheiten kann schwierig sein. Obschon das Arbeiten von zu Hause und online Meetings zu diesem Zeitpunkt längst keine Neuigkeit mehr sind, kommt es ab und zu vor, dass man sich in der schnell wandelnden digitalen Welt verliert. Es gibt so viele nützliche und vereinfachende Tools und täglich kommen neue hinzu. Die vier oben gennannten Punkte können hierbei als Leitfaden dienen, um schnell die am besten auf das Projekt zugeschnittene Tools zu identifizieren.

Jetzt bleibt nur noch eines… Viel Spass und Erfolg beim Arbeiten!

 

P.S.: Generelle Tipps zu Gruppenarbeiten findet ihr übrigens in unserem Beitrag Optimal in Gruppen arbeiten.

Verfasst von

Student EHL Campus Passugg

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